1. REGULAMIN KONSULTACJI Z MIESZKAŃCAMI – wytyczne, rekomendacje, przykłady
  1. Preambuła
  2. Zasady ogólne
  3. Zakres tematyczny konsultacji społecznych
  4. Inicjowanie konsultacji
  5. Tryb prowadzenia konsultacji
  6. Ocena i ewaluacja procesu
  7. Platforma konsultacji on-line

Regulamin powinien być pierwszym krokiem w kierunku wystandaryzowanego dialogu z mieszkańcami. To akt prawa lokalnego, który nadaje kształt konsultacjom społecznym, przekłada podstawowe zasady dobrze prowadzonych konsultacji na język konkretnych zapisów prawnych. Zgodnie z • ZASADĄ PRZEWIDYWALNOŚCI konsultacje należy prowadzić w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły. Powinny być one zapisane w formie uchwały rady gminy lub miasta, a uszczegółowić je można w zarządzeniu organu wykonawczego.

Poniżej przedstawiamy wytyczne i rekomendacje do regulaminu, które mogą być pomocne w skonstruowaniu dokumentu na potrzeby danego samorządu. Po lewej stronie zamieszczamy poszczególne artykuły regulaminu, po prawej – wskazówki i przykłady zapisów. Uwaga: podane przykłady powinny służyć raczej jako inspiracja do znalezienia własnego rozwiązania niż formuły gotowe do użycia.

KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ, REKOMENDACJE, PRZYKŁADY, ODWOŁANIE DO SIEDMIU ZASAD KONSULTACJI I ROZDZIAŁU KONSULTACJE KROK PO KROKU

1. Preambuła

Określenie definicji konsultacji z mieszkańcami oraz podanie celu lub celów.

2. Zasady ogólne

  • Kto może brać udział w konsultacjach społecznych:
    wszyscy1* mieszkańcy 2*
  • Jakimi zasadami kieruje się urząd, organizując i prowadząc konsultacje społeczne 3*
  • W jakich formach przeprowadzane są konsultacje społeczne 4*

Stosując konsultacje, trzeba mieć na względzie, że:

  • Konsultacje stanowią jedną z form udziału obywateli w sprawowaniu władzy, co jest umocowane w przepisach Konstytucji i odpowiednich ustaw.
  • Konsultacje nie zwalniają organów władzy samorządowej z odpowiedzialności za losy wspólnoty. Są instrumentem wspierającym proces decyzyjny. Ich wynik może, ale nie musi być wiążący dla władz samorządowych.
  • Organy władzy publicznej, w tym również władze samorządowe, co do zasady reprezentują interes wspólnoty. Są wybrane w demokratycznych wyborach i mają z tego tytułu mandat do pełnienia tej funkcji. Konsultacje społeczne nie podważają tego mandatu.

  • Ograniczanie uczestnictwa w konsultacjach z mieszkańcami jest niezgodne z prawem. Jeśli temat konsultacji dotyczy w sposób szczególny wybranej grupy, można do niej skierować osobne zaproszenie, oprócz zaproszenia zamieszczonego np. na stronie internetowej urzędu • zasada POWSZECHNOŚCI.
  • Mieszkańca (jako uczestnika) określa się jako tego, kto „wyraża zamiar mieszkania”, przy czym nie musi być to osoba zameldowana w danej gminie. Inne wymagania można stawiać mieszkańcom zgłaszającym wniosek o konsultacje.
  • Warto przywołać Siedem Zasad Konsultacji – można to sformułować np. w następujący sposób:

    Konsultacje przeprowadza się:

    • na jak najwcześniejszym etapie prac nad zagadnieniem poddawanym konsultacjom • zasada PRZEWIDYWALNOŚCI,

    • w sposób stwarzający mieszkańcom warunki do powszechnego uczestnictwa • zasada POWSZECHNOŚCI,

    • z zapewnieniem rzetelności i kompletności informacji o przedmiocie konsultacji oraz ich szczegółowych zasadach i trybie • zasada PRZEWIDYWALNOŚCI, • zasada DOBREJ WIARY.

  • Najlepszy efekt daje jednoczesne wykorzystanie różnych narzędzi konsultacyjnych, zwłaszcza tych opartych na bezpośrednim kontakcie z mieszkańcami. Szczególnie ważne jest korzystanie z narzędzi pozwalających na stworzenie przestrzeni dialogu między członkami społeczności lokalnej, a także społeczności z władzami lokalnymi. Taki dialog pozwala na ścieranie się poszczególnych interesów, w wyniku którego dochodzi do wypracowania wspólnych opinii, priorytetów lub rozwiązań.
     

    PRZYKŁADY:

    •  Wybrane formy konsultacji społecznych powinny uwzględniać wyniki wstępnej analizy określającej adresatów oraz uczestników konsultacji z danego obszaru lub osoby potencjalnie zaangażowane w dany projekt.
    • Konsultacje przeprowadza się co najmniej w dwóch z poniżej podanych form:
      • protokołowane, otwarte spotkania z mieszkańcami,

      • pisemne, w tym elektroniczne, zbieranie uwag,

      • zbieranie uwag w punkcie konsultacyjnym,

      • warsztaty projektowe, będące ustrukturyzowaną pracą grupy osób, prowadzącą do wypracowania propozycji rozwiązań,

      • ankiety samodzielnie wypełniane przez respondentów, w szczególności wypełniane przy użyciu internetu,

      • panele obywatelskie, polegające na regularnym zasięganiu przez dłuższy okres opinii dużej, reprezentatywnej grupy mieszkańców,

        inne niż określone w pkt. 1-6, wynikające ze specyfiki przedmiotu konsultacji.

    •  Dopuszczalne są także inne formy, zapewniające szeroki dostęp do uczestnictwa w konsultacjach, a zwłaszcza te formy, które uwzględniają użycie narzędzi komunikacji elektronicznej (np. email, SMS).

    Więcej o narzędziach i metodach konsultacji można znaleźć np. na stronach:

    partycypacjaobywatelska.pl, dobrepraktyki.decydujmyrazem.pl

 

3. Zakres tematyczny konsultacji społecznych

Konsultacje społeczne mogą być organizowane w związku z każdą decyzją, będącą przedmiotem działania organów władzy samorządowej.

 

W przypadku niektórych rozstrzygnięć samorząd ma obowiązek zorganizowania konsultacji. Dotyczy to m.in. kwestii związanych z planowaniem przestrzennym czy też wynikających z Ustawy o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.

 

Istnieją pewne typy rozstrzygnięć, które ze względu na charakter powinny być poddawane konsultacjom. Należą do nich decyzje:

  • niepopularne lub dotyczące spraw drażliwych dla danej społeczności, co do których wiemy, że mogą być przyczyną nieporozumień i konfliktów (np. związane z reformowaniem systemu oświaty, likwidacją placówek oświatowych; konsultacje mogą pomóc podjąć decyzję, czy zamykać placówki, a jeśli tak, to które i jak można złagodzić negatywne konsekwencje takiej decyzji),
  • dotyczące kwestii złożonych, których przedstawienie mieszkańcom wymaga bezpośredniej komunikacji i dialogu,
  • mogące mieć istotny wpływ na jakość życia czy rozwój danej wspólnoty (np. dotyczące inwestycji w infrastrukturę),
  • dotyczące realizacji bieżącej polityki, np. różnego rodzaju programy, plany, strategie,
  • dotyczące konkretnych grup, środowisk czy podmiotów (np. przedsiębiorców czy organizacji społecznych).

Warto się także zastanowić nad zapisem pojawiającym się w niektórych regulaminach: Konsultacje są ważne bez względu na liczbę uczestników. Taki zapis podkreśla, że konsultacji nie można unieważnić, nawet jeśli wzięło w nich udział tylko kilka osób. Osobną kwestią jest to, czy takie konsultacje można uznać za sukces.

 

4. Inicjowanie konsultacji

  • Kto może złożyć wniosek:
    • prezydent/burmistrz/wójt,

    • grupa mieszkańców, 6*

    • rada pożytku publicznego,

    • rady jednostek niższego rzędu (np. rady osiedli),

    • rady sołeckie,

    • rady dzielnicy,

    • rady młodzieżowe,

    • rady seniorów.

  • Co wniosek powinien zawierać?7*
  • Tryb postępowania z wnioskiem. 8*
  • Co powinno zawierać ogłoszenie o konsultacjach?

Władze samorządowe ponoszą szczególną odpowiedzialność za stan i rozwój wspólnoty. Tym samym to one są w pierwszej kolejności odpowiedzialne za inicjowanie konsultacji społecznych i taką organizację procesu decyzyjnego, aby było możliwe szerokie i efektywne wykorzystanie konsultacji.

 

Tak więc inicjatorem konsultacji społecznych mogą i powinny być zarówno organy stanowiące (rada gminy lub miasta, rada powiatu), jak i wykonawcze samorządu (wójt, burmistrz lub prezydent). Ponadto możliwość złożenia wniosku o konsultacje należy stworzyć także samym mieszkańcom, ich przedstawicielom i ciałom doradczym.

 

  •  W wypadku zgłaszania wniosku o konsultacje przez mieszkańców, można ich zdefiniować jako osoby zameldowane w danej gminie/dzielnicy lub posiadające czynne prawo wyborcze i wpisane do stałego rejestru wyborców. W regulaminie warto wpisać minimalną liczbę osób mogących złożyć wniosek.

  •  Wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych powinien określać co najmniej przedmiot konsultacji, propozycję formy konsultacji, uzasadnienie, a także wskazanie osoby upoważnionej do kontaktu oraz listę osób popierających wniosek.

  • PRZYKŁAD:

    Prezydent Miasta rozpatruje wniosek, uwzględniając koszty proponowanej formy konsultacji, istotność przedmiotu konsultacji dla społeczności lokalnej oraz zasadność proponowanego sposobu konsultacji. O sposobie rozpatrzenia wniosku Prezydent Miasta informuje wnioskodawców w formie zarządzenia wraz z uzasadnieniem w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty jego złożenia.

 

5. Tryb prowadzenia konsultacji

  • Wskazanie gospodarza i jego obowiązków.9*
  • Wyznaczenie odpowiedzialnej jednostki organizacyjnej/komórki organizacyjnej.10*
  • Określenie ram czasowych i form informowania.11*
  • Określenie treści, które powinny się znaleźć w zarządzeniu/ ogłoszeniu.12*
  • Określenie minimalnego czasu trwania konsultacji.13*
  • Konsultacje zakończone raportem podanym do publicznej wiadomości.
  • Określenie zasad informacji zwrotnej przekazywanej uczestnikom konsultacji.14*
  • Zgodnie z • zasadą KOORDYNACJI konsultacje powinny mieć gospodarza. Przystępując do procesu konsultacji, należy więc wskazać osobę do niego zapraszającą. Powinien to być ktoś, kto pełni istotne funkcje decyzyjne – prezydent, burmistrz lub wójt.

  • Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces konsultacji podległą mu administrację. Gospodarz może wyznaczyć koordynatora procesu konsultacji. Należy o tym poinformować uczestników konsultacji.
     

    PRZYKŁADY ZAPISÓW W REGULAMINIE:

    • Decyzje w sprawie przeprowadzenia konsultacji społecznych podejmuje Prezydent Miasta w formie zarządzenia.

    • Prezydent Miasta zapewnia odpowiednią opiekę merytoryczną i organizacyjną nad konsultacjami oraz bezstronny sposób ich prowadzenia.

    • Prezydent może powierzyć wykonanie konsultacji społecznych wyspecjalizowanym podmiotom.

    • Prezydent Miasta w uzasadnionych przypadkach może powołać zespół opiniodawczo-konsultacyjny, którego zadaniem jest pomoc w ocenie zasadności składanych uwag. W jego skład mogą wejść przedstawiciele nauki, organizacji społecznych oraz miejskich jednostek organizacyjnych, a także eksperci z zakresu prowadzonej inwestycji lub projektu.

    • Realizacja konsultacji społecznych wymagająca specjalistycznej wiedzy odbywać się będzie z udziałem ekspertów w danej dziedzinie.

  • Informowanie o konsultacjach (zapraszanie do udziału) powinno się odbywać z odpowiednim wyprzedzeniem. Niektóre regulaminy podają różne okresy w zależności od formy konsultacji, np. informacja o spotkaniach z mieszkańcami na 14 dni przed wyznaczoną datą, opiniowanie on-line w momencie rozpoczęcia konsultacji.

     

    W regulaminie trzeba określić podstawowe formy informowania, żeby pozostać w zgodzie z • zasadą POWSZECHNOŚCI, w myśl której minimum to umieszczenie informacji on-line (więcej w punkcie 7 Platforma konsultacji on-line). Obecnie standardem jest informacja o konsultacjach społecznych na stronie internetowej urzędu oraz wywieszenie ogłoszenia w budynku urzędu. Warto wszakże:

    • podjąć wysiłek, by ustalić, kogo dana sprawa interesuje lub w szczególny sposób dotyczy [...],

    • a ktywnie docierać do zainteresowanych, zwłaszcza do grup, które nie korzystają z dostępnych mechanizmów konsultacji (nie wystarczy publikacja informacji o konsultacjach – należy zaprosić do udziału w konsultacjach osoby i instytucje z listy interesariuszy). (Siedem Zasad Konsultacji)

    PRZYKŁAD:

    • Konsultacje powinny być poprzedzone akcją informacyjną, wykorzystującą strony internetowe urzędu oraz prowadzoną przez:
      1) ogłoszenia na tablicach informacyjnych Urzędu Miasta i jego delegatur,
      2) bezpośrednie informowanie zainteresowanych projektem lub inwestycją.

    • Wskazane jest informowanie o konsultacjach również poprzez ogólnodostępne media lokalne, ogłoszenia na przystankach komunikacji miejskiej oraz w inny sposób, zapewniający szeroki dostęp społeczny.

  • Istotne jest, żeby uczestnicy zdawali sobie sprawę z całego procesu, w którym uczestniczą poprzez konsultacje, tzn. żeby mieli świadomość, jaki jest cel i dalsze kroki wdrożeniowe związane z konsultowaną decyzją samorządu.
     

    PRZYKŁAD:
    • Publikowana informacja o rozpoczęciu konsultacji, powinna zawierać przede wszystkim: przedmiot konsultacji, termin i zakres konsultacji, formę i tryb konsultacji.

    • platforma [internetowa] [...] zawiera [...] informacje o stanie realizacji działania, będącego przedmiotem konsultacji.

  • Rekomendowany minimalny czas trwania konsultacji to 21 dni. Dokument Siedem Zasad Konsultacji formułuje to następująco: Czas przeznaczony na wyrażenie opinii na każdym etapie prac nie jest krótszy niż 21 dni, dając przy tym przestrogę: Nie można nazwać konsultacjami społecznymi zbierania opinii w czasie krótszym niż 7 dni.

  • • Zasada RESPONSYWNOŚCI głosi: Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w terminie podanym na początku konsultacji. Nie obliguje to urzędu do wysyłania każdemu uczestnikowi indywidualnego listu, informacja zwrotna może mieć formę publicznie dostępnego dokumentu (raportu) z zestawieniem zgłoszonych opinii i merytorycznym odniesieniem się do nich. Konieczny jest załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem i omówienie następnych kroków. Rekomendowany maksymalny czas na odpowiedź to 30 dni. Jeśli się on przedłuża, wypacza się zasadę responsywności.

Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku zrozumiałym dla pytających – czasem lepiej przygotować odpowiedzi zbiorcze, by umożliwić całościowy ogląd tematu. Jeśli w toku konsultacji organizator otrzymał bardzo dużo opinii i uwag, może zbiorcze, jasne odpowiedzi opublikować w jednym miejscu, do którego zabierający głos obywatele mają dostęp, a także poinformować uczestników, gdzie mogą je znaleźć. Dobrze przygotowane odpowiedzi stają się wkładem w debatę – można się do nich odwoływać w toku dalszych dyskusji, a solidnie przygotowana informacja zwrotna jest inwestycją w przyszłe angażowanie obywateli.

 

6. Ocena i ewaluacja procesu

Aby podnosić kwalifikacje urzędu jako organizatora i gospodarza konsultacji, po każdym procesie należy go podsumować. Umieszczenie w regulaminie zapisu na ten temat daje jasny sygnał mieszkańcom, że urząd traktuje konsultacje poważnie, zgodnie z • zasadą DOBREJ WIARY i jest gotowy stale uczyć się współpracy z mieszkańcami. Taką samoocenę konsultacji urząd robi na własne potrzeby, nie ma konieczności upubliczniania wyników. Zapis w regulaminie mógłby wyglądać np. tak: Po zakończeniu konsultacji koordynator ds. konsultacji sporządza protokół z ewaluacji, mającej ocenić stopień realizacji ustalonych celów. Ewaluacja dotyczy zarówno założeń procesu konsultacyjnego, jak i jego przebiegu.

7. Platforma konsultacji on-line

Aby zadośćuczynić • zasadzie POWSZECHNOŚCI, organizator konsultacji powinien informować o rozpoczęciu konsultacji w miejscu ogólnodostępnym (BIP lub strona internetowa urzędu). Siedem Zasad Konsultacji zaleca umieszczanie propozycji na publicznie dostępnej platformie internetowej służącej konsultacjom społecznym.

 

PRZYKŁAD:

Urząd Miasta prowadzi i utrzymuje specjalną stronę internetową dotyczącą konsultacji społecznych. Strona ta zawiera co najmniej:

  1. Ogłoszenia o wszystkich złożonych wnioskach o przeprowadzenie konsultacji społecznych,
  2. Informacje o sposobie rozpatrzenia wniosków o przeprowadzenie konsultacji społecznych;
  3. Zarządzenia o przeprowadzeniu konsultacji społecznych;
  4. Jasne i zwięzłe wytłumaczenie przedmiotu konsultacji;
  5. Szczegółowe informacje o terminie, miejscu i formie prowadzonych konsultacji;
  6. Dokumentację związaną z prowadzonymi konsultacjami społecznymi, w tym: wszelkie opracowania, projekty, wizualizacje i inne materiały odnoszące się do tematu konsultacji, a w szczególności: raporty z przeprowadzonych konsultacji;
  7. Forum dyskusyjne wymagające rejestracji użytkowników;
  8. Informacje o wynikach konsultacji;
  9. Informacje na temat konsultacji przeprowadzonych z inicjatywy i na koszt inwestorów.