1. KONSULTACJE SPOŁECZNE KROK PO KROKU

Ta część Kanonu to dalsza próba przybliżenia tematu konsultacji z mieszkańcami. Przedstawiamy proces konsultacyjny widziany od strony jego organizatora: jednostki samorządu terytorialnego. Wyeksponowaliśmy ważne naszym zdaniem kwestie, które pojawiają się na poszczególnych etapach konsultacji, kluczowe pytania z nimi związane i komentarz z odwołaniem do Siedmiu Zasad Konsultacji.

8 KROKÓW KONSULTACJI
KROK 0
ZANIM PODEJMIESZ DECYZJĘ O KONSULTACJACH
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
GOTOWOŚĆ NA ZMIANĘ
  • Czy decyzja mająca zapaść po konsultacjach, nie została już podjęta?
  • Czy masz pole manewru do zmiany proponowanych rozwiązań?
Konsultacje prowadzone w dobrej wierze (1) zakładają otwartość stron na
rozważenie wszystkich argumentów.

Gospodarz jest gotowy sumiennie rozważyć opinie i propozycje uczestników.
Wynik konsultacji i zapadającej po niej decyzji politycznej nie może być
z góry założony (6), w przeciwnym wypadku uczestnicy będą sfrustrowani
nieuczciwym podejściem, co utrudni lub uniemożliwi współpracę
w przyszłości.
CZAS
  • Czy masz wystarczająco dużo czasu na
    przeprowadzenie procesu?
  • a jakim etapie tworzenia rozwiązań (polityki publicznej, dokumentó
    wplanistycznych, regulacji prawa
    miejscowego, rozwiązań urbanistycznych) jesteś?
Podczas organizowania procesu niezbędne jest założenie odpowiedniej ilości
czasu, jaki uczestnicy muszą poświęcić na zapoznanie się z przedmiotem
konsultacji, dostarczonymi materiałami, na analizę argumentów,
przygotowanie swoich przemyśleń, przedstawienie odpowiedzi.

Niejednokrotnie potrzebny jest również czas na dyskusję uczestników (stron)
między sobą, dotyczącą np. wzajemnego uzgodnienia stanowisk.

Odpowiednio długi czas konsultacji jest jednym z „papierków lakmusowych”
dobrej wiary (1) gospodarzy. Rekomendowane minimum trwania konsultacji
to 21 dni (6).

Jeżeli mamy za mało czasu, niejednokrotnie lepiej jest nie przeprowadzać
konsultacji w ogóle.
Istotne jest rozpoczęcie procesu konsultacji wstępnym etapie tworzenia
polityk publicznych, im wcześniej się zaczną, tym większy pożytek przyniosą
wszystkim stronom (władzy, społeczności lokalnej) (6).
TEMAT
  • Czy to, co chcesz poddać konsultacjom, na pewno nadaje się na temat konsultacji społecznych?
  • Czy podejmowany temat jest ważny dla lokalnej społeczności?
  • Czy zakres konsultacji jest na tyle szeroki, że warto je organizować?
O ile konsultacje nie powinny być „dobrem rzadkim”, to konsultowanie wszystkiego bez względu na wagę i istotność tematu dla społeczności nikomu nie służy. Warto przemyśleć, czy temat nie wymaga raczej przeprowadzenia konsultacji eksperckich, a nie społecznych.

Nie każdy temat wywoła zainteresowanie – jeżeli jest nudny, trudny lub abstrakcyjny, istotne jest odpowiednie (patrz krok 3) sformułowanie zagadnień oraz angażujące (w formie i treści) zaproszenie i informacje w materiałach dodatkowych.

Jeżeli konsultujemy skomplikowane zagadnienia, warto pomyśleć o metodach i materiałach informacyjnych (patrz krok 3), ułatwiających uczestnikom skuteczne poszerzenie zakresu wiedzy – to możliwe!
PIENIĄDZE
  • Czy posiadasz odpowiednie środki finansowe i niefinansowe na przeprowadzenie procesu?
Nie ma takich konsultacji, które nic nie kosztują. W zależności od zasięgu (a ten jest determinowany celem konsultacji) musimy być gotowi na zagwarantowanie odpowiednich środków i zaangażowanie osób, aby przeprowadzić kampanię informacyjną, spotkania, warsztaty lub działania on-line.
DIAGNOZA?
  • Czy istnieje diagnoza potrzeb związanych z konsultowanym tematem?
Konsultacje nie mogą zastępować rzetelnej diagnozy potrzeb i problemów lokalnej społeczności w danym obszarze tematycznym. Jeżeli chcemy skonsultować zagadnienia o większym stopniu złożoności, warto przyjrzeć się bardziej szczegółowo realiom, o których chcemy rozmawiać ze społecznością.

 

KROK 1
PODJĘCIE DECYZJI O KONSULTACJACH
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy formalna decyzja o przeprowadzeniu konsultacji i ich zasadach została podjęta i podana do publicznej wiadomości?
Formalna decyzja powinna określać ramy czasowe na przeprowadzenie konsultacji i wskazać minimum działań konsultacyjnych.
KROK 2
PRZYGOTOWANIE KONSULTACJI
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
KONTEKST
  • Czy urząd organizował już jakieś konsultacje? Jak przebiegały? Jak się zakończyły? Czego można się w związku z tym spodziewać?
  • Czy w zakresie konsultowanego tematu podejmowano wcześniej jakieś decyzje? Jakie mogą mieć one wpływ na przebieg konsultacji?
Wcześniejsze konsultacje, niezależnie od tematu, mogły wzbudzić zainteresowanie, zaangażowanie, zaufanie lub frustrację, a nawet wrogość w społeczności lokalnej. Mogły również przejść niezauważone. Warto sprawdzić, jak się zakończyły, żeby wykorzystać pozytywne skutki z przeszłości i uniknąć trudności bądź przygotować się na ewentualne problemy. Oczywiście trzeba też mieć wiedzę o konsultacjach aktualnie przeprowadzanych przez inne wydziały urzędu lub innych formach współpracy z mieszkańcami.

Decyzje podjęte wcześniej w zakresie objętym konsultacjami należy wyjaśnić uczestnikom konsultacji. Wymaga to przygotowania spójnej i pełnej informacji (1).
CEL
  • Czy został określony cel procesu konsultacji? Co chcesz uzyskać?
  • Jakie są cele konsultacji dla innych zainteresowanych (politycy, urzędnicy, grupy interesu, grupy społeczne)?
Strony mogą mieć różne powody i cele uczestnictwa w konsultacjach (warto pomyśleć o tym, zanim kogokolwiek do nich zaprosimy) i na tej podstawie budują swoje oczekiwania wobec procesu, w którym uczestniczą. Ważne jest precyzyjne określenie i wyjaśnienie uczestnikom przez gospodarza jego własnych celów i, jeśli to możliwe, próba analizy oczekiwań pozostałych stron konsultacji.

Obrane przez gospodarza cele przekładają się na wskaźniki sukcesu konsultacji. Jeżeli chcemy uzyskać opinię społeczności na temat wypracowanego dokumentu, sukcesem nie będzie to, że nikt wziął udziału w konsultacjach (2, 3).
URZĄD
  • Kto jest odpowiedzialny za proces?
  • Czy lokalni politycy zostaną zaangażowani w konsultacje?
  • Czy zostanie pozyskane wsparcie i współpraca wewnątrz urzędu?
Gospodarz (odpowiedzialność polityczna) i osoba bezpośrednio odpowiedzialna za proces (odpowiedzialność organizacyjna) powinny zostać jasno określone (5). Mieszkańcy powinni zostać poinformowani, kto będzie adresatem formułowanych przez nich opinii.

Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces podległą mu administrację (5). Organizacja konsultacji wymaga współpracy i wymiany informacji pomiędzy różnymi komórkami wewnątrz urzędu. Korzystne jest pozyskanie sojuszników w urzędzie, czasem wystarczy rozmowa z pracownikami innych wydziałów.

Doskonalenie kwalifikacji osób prowadzących konsultacje (np. w zakresie narzędzi i technik konsultacji czy prowadzenia spotkań z mieszkańcami) oraz wewnątrzurzędowych procedur jest potrzebne do podwyższenia jakości naszych konsultacji.
ODBIORCY
  • Czy zapewniono dostęp do konsultacji wszystkim potencjalnie zainteresowanym?
  • Czy określono specyficzne grupy docelowe konsultacji (oprócz ogólnej opinii publicznej)?
  • Czy zostały przemyślane sposoby dotarcia i zaangażowania konkretnych grup docelowych i opinii publicznej?
W konsultacjach każda osoba zainteresowana tematem powinna mieć możliwość wyrażenia swojej opinii (2). Odpowiedzialny za to jest gospodarz procesu.

Informacja o rozpoczęciu i harmonogramie konsultacji powinna być przejrzysta i ogólnodostępna dla wszystkich potencjalnych odbiorców (1, 2, 3). Oprócz tradycyjnych form rekrutacji uczestników konsultacji (tablica informacyjna, strona internetowa urzędu) może być konieczne określenie specyficznych interesariuszy konsultacji (np. konkretne grupy społeczne: młode bezrobotne kobiety, młodzi rodzice, rowerzyści, seniorzy) i bezpośrednie dotarcie do nich (2).

Nie zapomnij o tych, których głos często jest niesłyszany i o tym, że ci, którzy zazwyczaj uczestniczą w konsultacjach, nie muszą reprezentować "milczącej większości".

Konsultacje przeprowadzone jedynie z przedstawicielami organizacji pozarządowych (z wyjątkiem programu współpracy z NGO) i ekspertami nie są konsultacjami społecznymi.
METODY
  • Czy dobrane narzędzia i metody zbierania opinii i prowadzenia dyskusji są optymalne, aby osiągnąć cel konsultacji?
  • Czy pomyślano o tym, że niektórzy uczestnicy mogą mieć trudność w korzystaniu z dobranych narzędzi i metod konsultacji?
Dobór narzędzi i metod jest kluczowy dla osiągnięcia założonego celu. Skuteczniejsze są te, które tworzą przestrzeń wymiany argumentów między uczestnikami konsultacji (spotkania konsultacyjne, debaty, warsztaty), pozwalają na spotkanie się różnych punktów widzenia, kiedy uczestnicy konsultacji sami siebie mogą przekonywać do swoich stanowisk. Takie sytuacje umożliwiają również pojawienie się i dopracowywanie nowych pomysłów.

Nie ma jednego przepisu na dobór narzędzi i metod, każdorazowo można je łączyć, biorąc pod uwagę potrzeby i możliwości uczestników oraz przedmiot konsultacji (2).

Pamiętajmy również, że konsultacje to nie ankieta ani formularz zgłaszania uwag; konsultacje to dialog, w którym kwestionariusz ankiety i formularz mogą być jednym z wielu narzędzi.

Wybór konkretnych narzędzi i metod wymaga sprawdzenia, czy posiadamy odpowiednie zaplecze do ich wykorzystania.
CZAS I MIEJSCE
  • Czy zapewniono wystarczająco dużo czasu na wszystkie działania?
  • Czy działania właściwie skoordynowano?
  • Czy zaplanowane konsultacje nie nakładają się w czasie na inne ważne wydarzenia (mecz piłkarski, święto, wyjazd lokalnych przedsiębiorców na targi)?
  • Czy spotkania konsultacyjne były organizowane po godzinach pracy?
  • Czy został przewidziany czas na analizę opinii i przygotowanie odpowiedzi?
  • Czy miejsce konsultacji jest łatwo dostępne dla uczestników?
Konsultacje mogą rozciągać się w czasie, mogą także składać się z wielu wydarzeń – wszystkie muszą być skoordynowane między sobą, z kampanią informacyjną i mieć na względzie wydarzenia ważne dla uczestników.

W harmonogramie konsultacji istotne jest również zarezerwowanie miejsca na analizę wyników konsultacji i przygotowanie odpowiedzi (6).

Spotkania konsultacyjne powinny być organizowane w takich godzinach, aby osoby pracujące zawodowo mogły na nie dotrzeć. Należy wziąć także pod uwagę miejsce, w którym się odbywają: czy łatwo do niego dojechać, czy mogą bez trudu dostać się tam osoby poruszające się na wózkach? Może pojawić się potrzeba zapewnienia opieki dla małych dzieci na miejscu (zwłaszcza jeśli zależy nam na poznaniu opinii rodziców małych dzieci).
WSKAŹNIKI SUKCESU
  • Czy zostały wyznaczone wskaźniki sukcesu konsultacji?
  • Czy zaplanowano sposób gromadzenia informacji o realizacji wskaźników sukcesu?
Aby można było powiedzieć, że konsultacje zakończyły się sukcesem, musimy wiedzieć, czy osiągnęliśmy zakładany cel. Jeżeli celem jest uzyskanie opinii od społeczności na temat proponowanego rozwiązania, sukcesem będzie uzyskanie opinii (pozytywnej lub negatywnej) od wyznaczonej z góry liczby uczestników konsultacji. Konsultacje, w których nikt nie wziął udziału, nie są sukcesem.

Kiedy możemy właściwie powiedzieć, że ktoś wziął udział w konsultacjach? Czy tylko wówczas, kiedy zgłosił uwagi na piśmie? (patrz METODY)

Jeżeli w spotkaniu wzięło udział 30 osób i padło tylko kilka pytań, to czy możemy powiedzieć, że pozyskaliśmy opinie?
INFORMOWANIE
  • Jak skutecznie dotrzeć z informacją i zachęcić mieszkańców do udziału?
  • Czy jest jasne, że informowanie o przedmiocie konsultacji to jeszcze nie konsultacje?
  • W jaki sposób będą zbierane opinie?
  • Czy odbiorcom został przedstawiony pełny i jasny harmonogram konsultacji wraz ze wskazaniem, kiedy nastąpi podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia wyników?
  • Czy przedmiot konsultacji został zakomunikowany jasno i precyzyjnie?
  • Czy w materiałach dla uczestników zostały przedstawione w sposób bezstronny różne punkty widzenia, rozwiązania i konsekwencje ewentualnych wyborów?
  • Czy odbiorcom zostały jasno zakomunikowane zasady procesu wraz ze wskazaniem ich roli na poszczególnych etapach konsultacji?
Konsultacje w najprostszym ujęciu to wymiana informacji i argumentów, wzajemne wysłuchanie racji (7), dyskusja propozycji rozwiązań otwarta na nowe pomysły. Aby ta wymiana mogła mieć miejsce, uczestnicy muszą dowiedzieć się o konsultacjach i nimi zainteresować. Wszyscy potencjalnie zainteresowani muszą mieć szansę zapoznania się z materiałami poddawanymi konsultacjom (2). Informacje te powinny być ogólnodostępne (2), pełne, rzetelne, przejrzyste i zrozumiałe (nie tylko dla ekspertów) (1) oraz aktualizowane na bieżąco (3).

Już na początku konsultacji uczestnicy powinni wiedzieć, jak wygląda cały proces oraz co wydarzy się po zakończeniu konsultacji. Pamiętajmy również, że poczucie frustracji rośnie wraz z czasem dzielącym konsultowanie od wdrażania rozwiązań. Aby tego uniknąć, trzeba z góry podać terminy realizacji planowanych działań.

Należy zadbać nie tylko o treść przekazywanej informacji, ale również o jej formę (formatowanie, oprawa graficzna), szczególnie jeżeli mamy zainteresować mieszkańców konsultacjami i zachęcić do wzięcia w nich udziału.

Informowanie o konsultacjach i przedmiocie konsultacji często mylone jest z samymi konsultacjami. Konsultacje to wymiana opinii, trzeba więc określić, jak opinie i głosy w dyskusji będą zbierane, jak cała wymiana zostanie zorganizowana (patrz METODY)

Kampania informacyjna nie jest kampanią PR-ową lub marketingową. Jej zadaniem nie jest przekonanie uczestników konsultacji do jakiegoś rozwiązania, ale zachęcenie do rozważenia i dyskusji na temat proponowanych rozwiązań z zachowaniem otwartości na ich własne propozycje.
PLAN
  • Czy powstał szczegółowy plan działań z marginesami czasowymi na ich realizację?
To miejsce i czas na szczegółowe zaplanowanie poszczególnych działań, dopracowanie materiałów i upewnienie się, że wszystko jest zapięte na ostatni guzik. Nie ma konsultacji idealnych, trzeba więc założyć, że niektóre działania mogą się opóźnić; dlatego warto założyć marginesy bezpieczeństwa.
TESTOWANIE
  • Czy materiały informacyjne i merytoryczne oraz narzędzia konsultacji (np. plakaty, ulotki, kwestionariusze, scenariusze spotkań, warsztatów) zostały przetestowane?
Jeżeli przedmiot konsultacji ma być zrozumiały dla uczestników konsultacji (1), dobrze jest przed użyciem przetestować materiały na kilku niezaangażowanych osobach, pokazać im materiały, dopytać o to, jak rozumieją poszczególne sformułowania. Ich reakcja wskaże nam, czy wszystko jest jasne i przejrzyste.
KROK 3
REALIZACJA KONSULTACJI
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy konsultacje przebiegają zgodnie z planem?
  • Czy przebieg konsultacji jest dokumentowany?
  • Czy opinie są zachowane tak, jak sformułowali je uczestnicy?
Na etapie realizacji procesu konsultacyjnego warto zadawać sobie pytanie: czy wszystko idzie zgodnie z planem? Czy kampania informacyjna jest skuteczna i przyciąga uczestników? Czy uzyskujemy opinie od uczestników? Czy dobrane narzędzia i metody konsultacji są odpowiednie?

Jeżeli na któreś z powyższych pytań odpowiemy: NIE, będzie trzeba przemyśleć założenia, plan oraz dobrane rozwiązania i elastycznie zmienić sposób działania.

Na bieżąco trzeba wyjaśniać wszystkie wątpliwości uczestników konsultacji i odpowiadać na ich pytania.

Wszystkie działania i gromadzone informacje powinny być przejrzyste, jawne i dostępne dla wszystkich stron konsultacji (3).

Opinia uczestnika konsultacji powinna zostać zachowana w możliwie dosłownej formie – nie chodzi o jej interpretację przez urzędników, ale o jej oryginalny kształt (3).
KROK 4
DECYZJA DOTYCZĄCA POZYSKANYCH OPINII
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy podejmując decyzję o przyjęciu bądź odrzuceniu propozycji uczestników konsultacji, wzięto pod uwagę interes publiczny?
Podejmując decyzje, gospodarz konsultacji powinien kierować się nie siłą nacisku, ale interesem publicznym i dobrem ogólnym. Pod uwagę należy brać racje zgłaszane w trakcie konsultacji, a także to, przez kogo są wyrażane. Przeważyć powinna jednak troska o szeroko rozumiany interes publiczny, w tym interes tych, którzy nie brali udziału w konsultacjach (7).

Każda decyzja powinna być uzasadniona.
KROK 5
INFORMACJA ZWROTNA
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy opinii publicznej i każdemu, kto zgłosił uwagi bądź w inny sposób uczestniczył w konsultacjach, została przekazana odpowiedź w rozsądnym terminie?
Podsumowanie konsultacji powinno nastąpić w terminie podanym na początku (4).

Podsumowanie konsultacji powinno mieć formę publicznie dostępnego dokumentu z zestawieniem zgłoszonych opinii i merytorycznym odniesieniem się do nich. Konieczny jest załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem i omówienie następnych kroków (4).

Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku zrozumiałym dla pytających. Jeśli w toku konsultacji organizator otrzymał bardzo dużo opinii i uwag, może zbiorcze, jasne odpowiedzi, umożliwiające całościowy ogląd tematu, opublikować w jednym miejscu, do którego zabierający głos obywatele mają dostęp (4).

Publikując wyniki konsultacji, organizator konsultacji musi zadbać, by o tym fakcie dowiedziały się osoby, które zgłosiły opinie poprzez publikowanie odpowiedzi na ogólnodostępnym portalu, gdzie prowadzono konsultacje (4). Dobrze przygotowane odpowiedzi stają się wkładem w debatę publiczną – można się do nich odwoływać w dalszych dyskusjach (4).
KROK 6
EWALUACJA I SAMOOCENA
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy cele założone na początku zostały zrealizowane?
  • Czy następnym razem działania zostaną przeprowadzone w taki sam sposób?
Po zakończeniu konsultacji przeprowadzony proces powinien zostać poddany ocenie organizatorów. Zadanie sobie kilku pytań i zapisanie odpowiedzi pozwala sprawdzić, w jakim stopniu został osiągnięty sukces oraz wyciągnąć wnioski na przyszłość. Taki tekst jest wewnętrznym dokumentem urzędu, tworzonym na potrzeby organizatorów następnych konsultacji w urzędzie.
KROK 7
PODJĘCIE DECYZJI WDROŻENIOWEJ
 
O CO TRZEBA
ZADBAĆ
KLUCZOWE PYTANIA KOMENTARZ / SIEDEM ZASAD KONSULTACJI (nawiasy)
 
  • Czy decyzja została zakomunikowana społeczności i uczestnikom konsultacji, upewniając ich o tym, że czas i energia poświęcone przez nich na konsultacje zostały dobrze wykorzystane?
  • Czy dla wszystkich stron jest jasne, że wynik konsultacji nie jest wiążący dla władzy?
  • Czy w podjętej decyzji uwzględniono potrzebę sprawozdawania z postępów w realizacji przyjętych rozwiązań?
Wynik konsultacji nie jest wiążący dla przedstawicieli władzy.

Termin podjęcia decyzji (uchwała, rozporządzenie, zarządzenie) powinien być z góry (nawet w przybliżeniu) określony już na początku konsultacji.

Podjęta decyzja powinna zostać zakomunikowana opinii publicznej i poszczególnym uczestnikom, biorącym udział w konsultacjach, również tymi kanałami informacyjnymi, którymi odbywały się konsultacje.

Jeżeli wdrożenie rozwiązań poddanych konsultacjom jest odsunięte w czasie, warto przynajmniej raz na pół roku podawać do publicznej wiadomości, na jakim etapie jest sprawa.